Содержание:
YouFrugal.ru
Earn more, spend less
7 основных правил деловой переписки
В продолжение темы универсальных навыков хочу рассказать о базовых правилах деловой переписки. Я абсолютно уверен, что умение писать письма совершенно необходимо не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Причем очень велика вероятность, что умение писать пригодится вам не только на работе, но и в быту: социальные сети, интернет магазины, жалобы, заявления, обращения и прочее. Государственные органы сейчас все больше используют возможность электронных обращений.
Через интернет обращение я оформил себе загранпаспорт (вышел из дома только 2 раза: сфотографироваться и забрать паспорт). Однажды меня оштрафовали за безбилетный проезд в автобусе. Жалобу-протест я отправил по электронной почте. В итоге я избежал штрафа и доказал свою правоту. Считаю, что я смог избежать штрафа, благодаря возможности онлайн обращения (иначе я бы просто не дошел до места обжалования), грамотно составленной жалобе в официально-деловом стиле ну и конечно неработающей камере в автобусе.
Успешная переписка состоит из нескольких составляющих:
— высокая скорость печати. Ваши мысли не ограничены скоростью ваших пальцев, поэтому изучите скоростной метод печати;
— умение излагать свои мысли. Я бы порекомендовал следовать основным принципам переписки, читать классическую литературу и переписываться;
— грамотность. Поверьте, орфографические ошибки сильно бросаются в глаза. Пунктуацию и опечатки Вам простят — главное, чтобы они не мешали понимать смысл написанного. Согласованность членов предложения тоже нужна. Чтобы не допускать ошибок по согласованию, надо хотя бы один раз перечитать свой текст.
Какие существуют общие рекомендации для электронных писем:
1) Письмо без темы — неудачное письмо. Старайтесь всегда указывать тему, в том числе и во внутренней переписке;
2) Не забывайте о приветствии. «Здравствуйте, Александр Петрович!». «Добрый день, Алексей!» и прочее. Приветствие отделяется от основного текста абзацем;
3) Никакого панибратства с малознакомыми людьми. Всегда обращайтесь на Вы. Использовать имя и отчество или только имя решайте по обстоятельствам. Обычно это зависит от возраста и от самого собеседника. Если вы не уверены, то используйте имя и отчество. Вежливость — универсальное правило.
4) Не забывайте разбивать текст на абзацы для более комфортного чтения.
5) Если у письма есть вложение, не забудьте упомянуть о нем и сказать, что там находится. Если Вам надо переслать большой объем информации, то прочитайте об облачных хранилищах.
6) Подписывайте свои письма. Можно написать «С уважением Александр» или просто написать «Петр Иванов». Добавьте свои контактные данные и свою должность.
7) Не забывайте отвечать на письма. «Здравствуйте. Письмо получил» уже неплохо. Дело в том, что электронные письма иногда не доходят, и отправитель будет ощущать неопределенность за судьбу своего сообщения.
Что можно сказать по грамматическим правилам. Как я уже сказал, самое важное это орфография. На опечатки и пунктуацию обычно не обращают внимания — это дело житейское. Все понимают, что письма часто пишутся в спешке. Но орфографические ошибки нельзя оправдать торопливостью. Лично я буквально физически страдаю, если текст переполнен ошибками.
Что обязательно надо запомнить из грамматики:
1) -тся, -ться у глаголов. Какое окончание у вопроса такое и у глагола (что делать? что сделать? — «хочу с тобой увидеТЬСЯ». Что делает? что сделает? — «он увидиТСЯ с ней завтра»).
2) «Будет», «будит». Если кто-то вас будИт ночью, вам это будЕт неприятно.
3) «В общем». «Вообще». Других форм и вариантов у этих слов нет, просто запомните.
4) «В течение», «в течении». В течениЕ дня я вам позвоню и расскажу, как плыл в течениИ Волги.
5) «В продолжение», «в продолжении». В продолжениЕ нашего телефонного разговора, хочу вам написать о том, что будет в продолжениИ мультфильма.
В общем, правил много, но важно знать хотя бы основные. Поначалу можно тестировать свои письма в Worde на предмет ошибок, затем отправлять письмо. Действительно удручает, когда в социальных сетях даже мотивационные картинки с ошибками.
По пунктуации и согласованности членов предложения главное помнить, что надо отделять сложноподчиненные предложения, деепричастные и причастные обороты, а также некоторые союзы (но, а, что, чтобы, который и др.).
Читайте интересные художественные книги, это самый комфортный путь научиться быстро читать, грамотно писать и говорить.
Внутренняя переписка на предприятии
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 2
Внутренняя переписка на предприятии
В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.
Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:
— работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
— работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
— работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ними работников (при необходимости).
Реквизиты, которые придают документу юридическую силу
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание), по сути точно соответствующий его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах — с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.
│ Печать │ Генеральный директор
│ООО «Синяя│ Кузечкин А.Л.
6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 — Штатном расписании).
Приказом от 12.02.2003 N 23
6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получатель резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дата простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.
7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д. (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:
7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.
Мнение выборного профсоюзного органа
от 8 мая 2007 г. N 12 учтено
7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись/подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.
8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например личная карточка работника — унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).
Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 — Приказ на отпуск.
Унифицированная форма N Т-6
│Авторство│ │Регистрационный номер│ │ Код │
\│/ │ Форма по ОКУД │0301005│
│Текст, соответствующий│ │ │ 123 │ 12.06.2006│ ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘ └────┘
│ о предоставлении отпуска работнику
│ │ Предоставить отпуск │Табельный номер│
│ │ Смирновой Ольге Викторовне │ 142 │
│ │ фамилия, имя, отчество
│ │ должность (специальность, профессия)
│ │ 02 октября 05 01 октября 06
│ │ за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
│ │ А. ежегодный основной ┌─────────────┐ календарных
10 правил электронной переписки, которые должен знать каждый коммерсант
Деловое письмо – это своеобразный психологический портрет отправителя, его визитная карточка, а также часть имиджа и репутации компании. Как остеречь себя от перспективы поставить на всем этом жирный крест – в нашей статье.
Правила электронной переписки для деловых людей – это своего рода инструмент, который позволяет «держать лицо» компании и отражать ее имидж в общении с партнерами. Какие же ключевые правила деловой электронной переписки нужно учитывать коммерсантам? Давайте разберем подробнее, ведь это действительно играет огромную роль.
Правило 1. Указывайте тему электронного письма
Именно по этому критерию занятой человек принимает решение, какое письмо ему открыть первым. Кроме того, это правило электронной переписки позволяет найти собеседнику нужное письмо среди потока корреспонденции. Например, удобно получать письма, в теме которых отражены разные организационные аспекты одного и того же процесса.
Например: «Пакет документов участника», «Счет на оплату участия в выставке», «Памятка участнику выставки», «Схема расположения выставочных павильонов» и т. п. Если вся переписка велась бы с темой «Участие в выставке», найти нужное письмо в обширной переписке было бы гораздо сложнее.
Статья по теме из электронного журнала
Правило 2. Не забывайте об обращении и приветствии
Именно с этого и нужно начинать письмо. Делать это лучше в такой форме: «Добрый день, имя (отчество) адресата». Громоздкую конструкцию «Доброго времени суток!» лучше не использовать. Некорректно указывать и такую формулировку: «Здравствуйте, господин Иванов». В деловой среде не говорят о здоровье. Если письмо адресовано группе людей, можно использовать собирательное слово: «Уважаемые господа!» или «Коллеги!». Без обращения можно обойтись только в случае интенсивной переписки в режиме «вопрос-ответ», как при общении в Скайпе.
Правило 3. Помните, что краткость – сестра таланта
Если предмет письма требует объяснений и подробностей, укажите необходимые параметры. Однако не лейте при этом «воду», пишите конкретно. Идеальным вариантом будет небольшое письмо, в котором Вы договоритесь с адресатом о телефонном разговоре или о встрече, на которой Вы сможете обсудить все детали.
Правило 4. Стиль письма – деловой, тон – нейтральный
В отличие от очного общения и разговора по телефону, где у Вас есть скрипт, Ваш адресат не только вас не видит, но и не слышит. Вы не можете дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами. Поэтому строго придерживайтесь этого правила деловой электронной переписки. Например, в разговоре фраза «что еще от меня нужно?», произнесенная с определенной интонацией, выразит желание узнать весь список обязанностей или действий. А в письменном виде она может быть прочитана и так: «Сколько можно меня нагружать? Имейте совесть!»
Поэтому, если Вы готовы к дальнейшим действиям, лучше всегда использовать это правило переписки по электронной почте. Напишите так: «чем еще могу быть полезен/полезна?». Если участвовать в дальнейшем процессе желания у Вас нет, надо корректно об этом сказать. Например, так: «Коллеги, в виду моей высокой загруженности на другом проекте, буду признателен, если Вы …» и далее описываете свои пожелания: «освободите меня от дальнейшей работы по данному проекту», «опишете мне полный круг мох обязанностей, чтобы я мог спланировать свою работу». При этом важно учитывать субординацию: если Вы переписываетесь с руководителем, уточните у него приоритетность данной работы.
Правило 5. Дозируйте количество смайликов в тексте
Это принципиальное правило электронной переписки деловых людей. В некоторых компаниях использование «смайликов» строго запрещается. Если Ваша организация не относится к их числу, пользуйтесь этими значками, но очень аккуратно. Ведь «смайлики» – это символы эмоций, которые в деловой среде надо дозировать. Одного значка в письме вполне достаточно, чтобы дать собеседнику понять Ваши эмоции. Это правило переписки по электронной почте касается также делового общения в Скайпе и в ICQ.
Правило 6. Не забывайте об электронной подписи
В конце любого (не только первого) письма должна быть подпись, содержащая ФИО и должность отправителя, его рабочие контакты, логотип компании. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры.
Правило 7. Перечитайте письмо перед отправлением. Исправьте ошибки и опечатки
Небрежность – не лучшее качество для делового человека.
Правило 8. Отвечайте на корреспонденцию в течении 24 часов
Если вам необходимо больше времени, стоит написать об этом в течение суток. Не лишним будет после отправления связаться с получателем письма и удостовериться, что он его получил и когда ждать от него ответа.
Правило 9. Подтверждайте получение писем с вложениям
Проверьте, корректно ли они открываются. Обратите внимание, что руководителям компаний не стоит отправлять никакие рекламные предложения или ссылки, ведущие на них (если они не являются предметом обсуждения).
Подобные письма лучше отправлять от имени менеджера по продажам с соответствующим уведомлением в теле письма.
Правило 10. Переписку заканчивает тот, кто ее начал
Последнее письмо отправляет инициатор переписки. Даже если все вопросы уже обговорены, напишите партнеру слова благодарности за эффективное сотрудничество и оперативные ответы. В конце Вы можете пожелать хорошего настроения и продуктивной недели. Однако только в том случае, если у Вас с адресатом тесные и продолжительные отношения. Во всех остальных случаях, лучше указать: «С наилучшими пожеланиями».
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями или сохраните в соцсетях, пригодится!
На сказалках не работаем! О внутренней переписке организации
Деятельность любой организации – производственной или коммерческой – немыслима без внутреннего документооборота. Принятие обоснованных управленческих решений напрямую зависит от того, насколько полно произведен сбор и анализ информации из различных источников о состоянии дел в организации. И важнейшее место в потоке деловой информации занимают т.н. информационно-справочные документы: сводки, акты, справки, докладные, пояснительные и служебные записки и т.д.
Наверное, не раз в процессе трудовой деятельности вы были свидетелем или даже участником неприятных выяснений типа «Я же говорил! А вы почему не сделали?!» или «Это же нужно было сделать к первому числу! Иван Степаныч по телефону вам должен был об этом сказать!» Доказать то, что упомянутые указания были или не были даны, бывает практически невозможно. Так вот, чтобы не работать на «сказалках», не попадать в подобные ситуации и не доказывать через день, что вы не двугорбое животное с Африканского континента, и существует целое семейство информационно-справочных документов, называемых записками.
В процессе производственно-коммерческой или иной деятельности, как правило, имеют распространение следующие виды записок:
1) докладная;
2) служебная;
3) объяснительная;
4) пояснительная.
Рассмотрим их подробнее.
Докладная записка
Наш словарик
Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю организации, структурного подразделения или вышестоящей организации, содержащий подробное и обстоятельное изложение какого-либо вопроса или проблемы, содержащий выводы и предложения составителя по излагаемому в записке вопросу.
Докладной запиской, как правило, сотрудники информируют руководство об имевших место событиях, фактах и явлениях, требующих принятия решения. На офисном сленге докладные записки не зря называют «закладными» – обычно посредством написания докладной записки работники организации сообщают руководству о различных проступках и нарушениях.
Докладная записка может создаваться как по личной инициативе работника, так и по поручению руководителя.
Докладная записка может быть:
- внешней (если докладная записка направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию);
- внутренней (если она не покидает пределов организации).
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись (руководителя организации);
- отметка об исполнителе (т.н. ГИДе).
Наш совет
Согласно п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?». Советуем использовать именно такую форму заголовка. Воздержитесь от конструкций типа «Касательно…» и «В отношении…» – они выглядят косноязычно и тяжеловесно.
Внешняя докладная записка приведена в Примере 1.
Справедливости ради отмечу, что мне на практике внешние докладные не встречались ни разу. Обычно для этих целей используются письма.
Внутренняя докладная записка используется очень широко. Она адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и составляется на стандартном листе бумаги А4. Это значит, что можно опустить реквизиты, содержащиеся на основном бланке: «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»; «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»; «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)»; «Справочные данные об организации; «Место составления или издания документа». Следует указать все необходимые реквизиты, расположенные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
«Руководителю в порядке прямого подчинения» означает, что сотрудник подразделения может написать докладную на имя своего непосредственного начальника или на имя более вышестоящего руководителя, но в этом случае все равно с докладной запиской должен сначала ознакомиться непосредственный начальник и поставить свою визу. «Прыгать через голову» непосредственного руководителя нельзя (если, конечно, это не последний ваш рабочий день в этой организации, а завтра вы улетаете навсегда жить и работать в Нью-Йорк или на Марс). Это – соблюдение субординации, не пренебрегайте ею.
Внутренняя докладная записка приведена в Примере 1.
Текст докладной записки обычно имеет следующую структуру:
а) преамбула, или вводная часть, в которой излагаются причины или факты, послужившие поводом к созданию документа;
б) анализ сложившейся ситуации;
в) выводы и предложения, какие действия следует предпринять, учитывая сложившиеся обстоятельства.
Внутренняя докладная записка используется очень широко. Она адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и составляется на стандартном листе бумаги А4. Это значит, что можно опустить реквизиты, содержащиеся на основном бланке:
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- справочные данные об организации;
- место составления или издания документа.
Следует указать все необходимые реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
«Руководителю в порядке прямого подчинения» означает, что сотрудник подразделения может написать докладную на имя своего непосредственного начальника или на имя более вышестоящего руководителя, но в этом случае все равно с докладной запиской должен сначала ознакомиться непосредственный начальник и поставить свою визу. «Прыгать через голову» непосредственного руководителя нельзя (если, конечно, это не последний ваш рабочий день в данной организации, а завтра вы улетаете навсегда жить и работать в Нью-Йорк или на Марс). Это – соблюдение субординации, не пренебрегайте ею.
Внутренняя докладная записка приведена в Примере 2.
Л.А. Назарова,
начальник канцелярии
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2015.
Правила деловой переписки
ЛЮБИМОЕ ДЕЛО зарабатывать деньги легко
в удовольствие
ДУХОВНОСТЬ
и
Любимое дело
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСОМ стратегия, тактика, приоритеты
ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ
В деловой и светской жизни
Функционирование любого предприятия – это, прежде всего, документооборот, деловая переписка. Около50% рабочего времени работники управленческого аппарата затрачивают на работу с документами. В конечном итоге, каждый документ является отражением человеческих взаимоотношений, поэтому во избежание не мотивированных осложнений в сотрудничестве, документооборот строго регламентирован, а правила деловой переписки жестко формализованы.
Именно поэтому некоторые люди, обладающие достаточно высоким уровнем ораторского искусства, имением эффективно вести переговоры, оказываются весьма посредственными специалистами при осуществлении деловой переписки, которая требует четкости, краткости, исключает многословие и безотносительные речевые обороты. Соблюдение правил деловой переписки позволяет сократить время на составление документов, более точно изложить суть проблемы, а формализованность деловой переписки является одним из признаков делового этикета.
Деловую переписку условно можно разделить на:
• официальную, неофициальную;
• внешнюю, внутреннюю.
Внешняя официальная деловая переписка – это коммерческие предложения, информационные и гарантийные письма и тд.
Внутренняя официальная деловая переписка осуществляется внутри предприятия для связи с его подразделениями, филиалами (приказ, инструкция, должностные обязанности и тд.)
Внешняя и внутренняя неофициальная переписка – это поздравления, приглашения, соболезнования, благодарности.
Значительный объем служебных документов составляют деловые письма, которые направляются по поводу всех аспектов хозяйственно – финансовой деятельности предприятия и во многом определяют деловой успех.
Правила деловой переписки определяют следующие требования при составлении письма:
• исполнитель должен четко излагать суть проблемы, а также вопроса, на который он хочет получить исчерпывающий ответ, уметь выразить это доступно и сжато, не допуская формулировок и терминов, которые могут иметь двусмысленное толкование;
• стиль письма должен быть максимально корректным, без эмоциональных формулировок, но с убедительной аргументацией;
• рекомендуемый объем делового письма – не более двух машинописных страниц, но не в ущерб доступности изложения и нормам вежливости.
Положительное восприятие письма зависит не только от стиля изложения и аргументации, но и бланка предприятия, конверта. Для деловых писем предусмотрены стандартизованные бланки, которые имеют обязательный набор реквизитов, порядок расположения которых также строго регламентирован.
Правила деловой переписки устанавливают следующие реквизиты для официального письма:
• ведомство, к которому относится предприятие, наименование предприятия (полное и сокращенное), адреса – почтовый, телеграфный, электронный, номера телефонов, расчетный счет в банке, дата, номер документа;
• адресат, заголовок к письму, ссылка на приложение, фамилия, имя, отчество, подпись, номер телефона исполнителя.
При деловой переписке письмо составляется по унифицированной структуре. Начинается оно с обращения к адресату, с указанием должности, фамилии, имени и отчества. Ниже (центр листа) пишется само обращение: «Уважаемый (господин Петров или Сергей Иванович – в зависимости от степени отношений). » При деловой переписке с заграничными партнерами, следует обращаться по имени или – «господин Шульц». В приглашении на презентацию, выставку, деловую встречу употребляются обращения «уважаемые господа», в приглашении на светское мероприятие следует употреблять «уважаемые дамы и господа».
Далее следует преамбула, которая раскрывает цель письма, конкретизируя его дальнейшее содержание. Например, проектная организация не выполняет график проектных работ, что грозит вам срывом сроков поставки оборудования и ввода в эксплуатацию объекта, финансовыми потерями. В преамбуле вы эту ситуации излагаете так, что ваш контрагент должен понять следующее:
• вас не удовлетворяет работа проектной организации;
• вы будете добиваться выполнения графика проектных работ;
• вы рассчитываете на улучшение ситуации с выполнением проектных работ.
В основном тексте вы конкретизируете ситуацию по невыполнению графика проектных работ, требуете выполнения договорных обязательств и предлагаете свои пути решения проблемы. В завершение письма выражается уверенность, что контрагент удачно разрешит сложившуюся ситуацию и сотрудничество будет обоюдовыгодным. В деловой переписке считается дурным тоном несоблюдение должностного ранга, т.е. письмо директору должен подписывать директор, а не начальник управления или отдела.
В некоторых случаях письмо необходимо дополнить некоторыми документами, которые называют приложениями. Правила деловой переписки не устанавливают требований по их оформлению. Приложение выполняется на отдельном листе и нумеруются. Информация о наличии приложений указывается до подписи, например: «К письму прилагается два документа на четырех листах:
В зависимости от назначения, существует несколько видов деловых писем:
• деловая переписка в виде письменных напоминаний, которые направляются в случаях, когда с помощью личных контактов или телефонных переговоров, не удается получить необходимую информацию;
• деловая переписка в виде писем – подтверждений, которыми подтверждается получение документов или информации;
• деловая переписка в виде сопроводительного письма, которое дополнительно разъясняет прилагаемые к нему документы;
• деловая переписка в виде письма – извещения, в котором что-то сообщается, одна из его разновидностей – информационное письмо;
• деловая переписка в виде циркуляционного письма. Как правило, такие письма рассылает вышестоящая организация, чтобы проинформировать или дать распоряжение подчиненным предприятиям;
• деловая переписка в виде гарантийного письма, в котором подтверждается определенные договоренности или условия сотрудничества. Обычно гарантируются оплата поставок, оплата за выполненную работу, сроки выполнения работ, предоставление жилплощади;
• деловая переписка в виде рекламаций содержит требования по поставкам некачественных товаров и оборудования (замена или уценка), недопоставку товаров или оборудования, возврат денежных средств за недостающие товары и ли оборудование или их поставки до контрактных объемов.
