Оформление приказов по личному составу по госту

Правила оформления приказов

Статьи по теме

В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.

Из данной статьи вы узнаете:

  • правила оформление приказа;
  • состав реквизитов приказа;
  • как избежать ошибок при составлении приказа.

Каждый секретарь обязан знать правила и требования к оформлению различных документов. Особенно это актуально, когда речь заходит о документации, регламентирующей деятельность компании и ее сотрудников. Учитывая тот факт, что секретарям довольно часто приходится заниматься контролем исполнения документов, он должен знать, что данный документ оформлен по всем правилам. Именно правила оформления приказов мы и обсудим более подробно.

Оформление приказа

Прежде чем заняться вопросом оформления приказов, сначала разберемся в их классификации. Приказ является основным распорядительным документом в организации. Для удобства принято делить приказы на две группы: по личному составу и остальные. Соответственно, приказами по личному составу занимается кадровая служба (как правило), а остальными (по основной деятельности) — руководитель организации. В нашем материале условно речь пойдет о приказах, которые не касаются личного состава, так как отношение последних к делопроизводству является не таким явным.

Отметим, что для оформления приказа необходимо использовать бланк для особых видов документов с соответствующим наименованием. Также следует заметить, что текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. Первая часть служит обоснованием и указанием причин, которые послужили основой приказа. Вторая — самим приказом (распоряжением), повествующем об изменениях, нововведениях и т.д. При наличии нескольких пунктов в распорядительной части приказа следует каждый нумеровать арабскими цифрами и начинать с новой строки. При этом необходимо указывать, ответственное лицо, которому поручается исполнение. Должность, фамилия и инициалы исполнителя указываются в дательном падеже (начальнику юридического отдела Иванову С.С.).

Реквизиты приказа

Состав реквизитов приказа регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно данному стандарту, приказ должен содержать следующие реквизиты.

Постоянные реквизиты «единого» бланка:

  • эмблема (03);
  • наименование организации (06);
  • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ).

Переменные реквизиты «единого» бланка:

  • дата (09);
  • регистрационный номер (10);
  • место составления или издания документа (12);
  • заголовок (17);
  • текст (19);
  • отметка о наличии приложения (20);
  • подпись (21);
  • визы (23).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.

Новые статьи

Ошибки в приказах

Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.

2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:

2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.

2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:

• анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;

• соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

Комментарий: в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:

3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…

Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Комментарий: поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:

1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.

Комментарий: отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.05.2009, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например:

3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.

Срок исполнения – 01.02.2009.

Комментарий: если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.

Правила оформления приказов

Вопрос-ответ по теме

В скольких экземплярах составляется кадровый приказ? Должен ли работник расписываться об ознакомлении на всех экземплярах или достаточно на том, что остается в отделе кадров?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинник документа — это первый или единственный его экземпляр. Таким образом, документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя компании (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) по правилам делопроизводства должны создаваться в одном экземпляре. Это не договор (иной документ), который подписывается по числу сторон. Следовательно, все остальные экземпляры — это копии документа. Согласно тому же ГОСТу копия документа — это его экземпляр полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Из этого определения можно сделать вывод, что в копии документа подписи работника может и не быть. Т.е. достаточно того, что работники расписываются в подлиннике документа. Это подтверждается и положениями Трудового кодекса РФ, в которых сказано, что работник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом, а не приказами.

На практике же многие организации делают приказы как минимум в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию) и просят, чтобы работники расписались и там, и тут. Объясняется это тем, что налоговые органы, аудиторы делают замечания, если в приказе, предназначенном для передачи в бухгалтерию, нет подписи работников. Если организация столкнулась с такой ситуацией, наверное лучше сделать так, чтобы подпись работника стояла во всех экземплярах приказа. Такой порядок оформления документов можно прописать в локальном нормативном акте организации, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству. Хоть это и не соответствует правилам делопроизводства, зато избавит от претензий проверяющих органов.

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•направлении в командировку и т.д.

  • По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

  • По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  • Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  • АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

  • Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

  • Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

  • Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  • Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  • . и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Приказы по личному составу: содержательная часть

Статьи по теме

О форме этого документа мы не так давно писали – настало время обсудить содержательную часть.

Типовые и трафаретные тексты приказов по личному составу

В современных условиях, когда практически повсеместно в кадровых службах применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), а в законодательство периодически вносятся существенные изменения в этой части, недостаточно ограничиться разработкой и утверждением только форм приказов и других кадровых документов.

Обратите внимание!

Обязательной составной частью информационной базы СЭД должны стать типовые и трафаретные тексты приказов по личному составу.

Сегодня особенно остро стоит задача унификации текстов. Это нужно не только для того, чтобы минимизировать время на составление и оформление документов, но и чтобы обеспечить их полное соответствие требованиям трудового законодательства.

Под типовым понимается стереотипный текст-образец, который отражает типичную, часто повторяющуюся управленческую ситуацию и может служить основой для создания документов в аналогичных ситуациях. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов: положений, должностных инструкций, договоров.

Трафаретным называется текст, имеющий постоянную унифицированную информацию (предложения или их части) и пробелы (прочерки), которые заполняются переменной информацией, требующейся в конкретной ситуации. Трафаретные тексты, как правило, разрабатываются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год, например для приказов (приложение 1).

История вопроса

Идея создания типовых и трафаретных документов реализуется в нашей стране уже более трехсот лет. Еще в XVIII в. рядом законодательных актов предусматривалось обязательное составление документов по утвержденным образцам. Однако в наше время не все работодатели уделяют должное внимание подготовке текстов документов, и нередко в информационную базу СЭД закладываются формы без примеров заполнения. Заметим, что в некоторых компаниях возникает другая проблема – ошибки в образцах как в содержании, так и в оформлении.

Особенности оформления приказов по личному составу

Тексты приказов по личному составу всегда состоят из двух частей:

  1. Принятое руководителем организации или уполномоченным им лицом решение в сфере управления персоналом.
  2. Основание для принятия соответствующего управленческого решения.

Однако последовательность расположения этих частей может быть разной.

Вариант 1. Решение плюс основание (приложение 2).

Вариант 2. Основание плюс решение (приложение 3). В этом случае основание называется констатирующей частью текста (преамбулой) и оформляется с использованием таких лексических конструкций, как «В связи с…», «На основании…», «В целях…» и т. п.

Принятые руководителем решения называются распорядительной частью приказа. Эта часть строится по схеме:

  • предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
  • наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручается выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
  • срок исполнения.

Констатирующую часть текста принято отделять от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», что и делается в приказах по личному составу, составленных по второму варианту. Однако в большинстве кадровых приказов, которые не имеют констатирующей части (первый вариант), такое «разделительное» слово не используется.

Далее рассмотрим особенности содержания кадровых приказов на примере одного из них, документирующего движение персонала.

Содержание приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу прямо предусмотрен ч. 1 ст. 68 ТК РФ, содержащей требование об обязательном соответствии этого приказа условиям заключенного трудового договора. Результатом стало появление множества вариантов текста этого приказа – в зависимости от особенностей компании, местности, где она расположена, условий и характера работы и т. д. Тем не менее можно выделить несколько общих правил и указать на самые «популярные» ошибки составителей этих приказов.

  1. В приказе о приеме на работу помимо фамилии сотрудника во избежание ошибок и недоразумений следует полностью указывать его имя и отчество, а не заменять их инициалами.
  2. При использовании унифицированной формы приказа о приеме на работу (форма № Т-1), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработанных на ее основе модифицированных форм с сохранением трафаретной содержательной части нередко допускаются ошибки при заполнении сведений о сроке действия трудового договора.

Обратите внимание: срок трудового договора (если он установлен при заключении) должен быть вписан в приказ наряду с датой начала работы.

Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, информация об этом в приказе будет лишней.

В случае заключения срочного трудового договора, в котором вместо конкретной даты его окончания указывается определенное событие, необходимо полно и правильно вписать его в приказ.

Приведенная в примере формулировка является более корректной, нежели такие распространенные варианты, как: «На период отпуска по беременности и родам секретаря Егоровой О.П.», «На период отпуска по уходу за ребенком секретаря Егоровой О.П.». Проблема подобных формулировок в том, что срочный трудовой договор придется прекращать по окончании соответствующего отпуска, в то время как факт его окончания вовсе не гарантирует выход основного сотрудника на работу. Например, по окончании отпуска по беременности и родам женщина, не выходя на работу, может сразу уйти в отпуск по уходу за ребенком, а после этого использовать ежегодный оплачиваемый отпуск или договориться с работодателем о предоставлении ей отпуска без сохранения заработной платы. В таких ситуациях срочный трудовой договор придется каждый раз прекращать, работника увольнять, а на следующий день принимать его по новому срочному договору. Понятно, что такая «технология» делопроизводства совершенно неоправданна и значительно увеличивает документооборот кадровой службы.

Аналогичная ситуация – замещение основного работника при его длительном отсутствии из-за болезни, командировки, отпуска без сохранения заработной платы и др. В этом случае тоже желательно использовать фразу: «На время отсутствия… до выхода его на работу».

3. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться принимаемый на работу гражданин, является не обязательным, а дополнительным условием трудового договора. Но если в договоре подразделение все же указали, то в приказ о приеме на работу обязательно вписывается его полное наименование в соответствии со штатным расписанием. Сокращенные наименования структурных подразделений в кадровых приказах не допускаются, даже если эти сокращения применяются работниками организации во внутренней переписке (в частности, в докладных и объяснительных записках, в заявлениях работников и др.).

Так, в приказах по личному составу неуместны такие сокращения, как ПЭО вместо планово-экономический отдел, УКН вместо управление кредитования населения, ОК вместо отдел кадров и т. п.

4. Должность работника указывается в приказе в соответствии с трудовым договором, куда это наименование переносится из штатного расписания.

Должно ли наименование должности в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу соответствовать положениям квалификационных справочников?

Долгое время велись споры, как называть должности работников в штатном расписании, обязателен ли для применения Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Частью 2 ст. 57 ТК РФ предусмотрено, что если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям влечет предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, порядок утверждения которых устанавливается Правительством РФ, а также соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Отметим, что далеко не все кадровики сориентировались и разобрались в некоторых новых тенденциях в сфере управления персоналом, вызванных введением в ТК РФ новой статьи 1951 «Понятия квалификации работника, профессионального стандарта», а также вступлением в силу 1 сентября 2013 г. Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Приведем важную цитату из Правил разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов, утв. постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23: «Профессиональные стандарты применяются работодателями при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления…»

На сегодняшний день, когда работа по созданию профессиональных стандартов только началась, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих по-прежнему подлежит применению. Однако следует учитывать, что суды, разбирающие трудовые споры, совершенно справедливо указывают на рекомендательный характер, который носит данный справочник (постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.01.2008 № 44г-40/08).

Приложение 1. Трафаретный текст приказа о признании временного перевода постоянным

Приложение 2. Пример оформления приказа о привлечении к сверхурочной работе (фрагмент)

Приложение 3. Пример оформления приказа об объявлении простоя (фрагмент)

Статья опубликована в журнале «Справочник кадровика» №4, 2014г.

Это интересно:

  • Техосмотр в санкт-петербурге для осаго Техосмотр - пройдите прямо сейчас: 1. Бесплатно помощь в подготовке ТС к ТО; 2. Быстро - всего 10-15 минут; 3. Оплата по факту при получении документов; 4. Возможна доставка документов по СПб сегодня! * + удобство - возможность получить полис ОСАГО вместе с диагностической картой. *при […]
  • Как оформить бизнес на двоих если ип один Как открыть ИП на двоих? ИП в расшифровке обозначает индивидуальный предприниматель. Но кто же он такой и что входит в его полномочия? Все достаточно просто, индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, которое осуществляет какую-то предпринимательскую деятельность, но не имеет […]
  • Осаго для министерства обороны Осаго для министерства обороны Вы попали в ДТП - порядок Ваших действи Если случилось ДТП и Вы - виновная сторона Компенсация ущерба, если виновник ДТП застрахован Компенсация ущерба, если виновник ДТП – незастрахованное лицо Компенсация ущерба, если виновник ДТП - водитель […]
  • Пенсии в россии с 2013 года С 1 апреля 2014 года размеры социальных пенсий будут увеличены Намечено очередное повышение пенсий. Минтруд России разработал соответствующий проект постановления Правительства РФ "Об утверждении коэффициента индексации с 1 апреля 2014 г. социальных пенсий". Текст документа размещен на […]
  • Собеседование юрист как пройти Какие вопросы задают и что спрашивают у юриста, его помощника или юрисконсульта на собеседовании при приеме на работу? Деятельность любой организации невозможна без юридического сопровождения. Грамотный юрист помогает решить множество вопросов связанных с работой компании. При защите ее […]
  • Образец для заполнения заявления на выдачу загранпаспорта нового образца Заявление и анкета на загранпаспорт нового образца 2018: образцы, примеры Заграничный паспорт нового образца отличается не только его внешним видом, но и сроком действия, поэтому сама процедура оформления отличается от старого заграничного паспорта. Уже не для кого не секрет, что новый […]
  • Будут ли повышаться пенсии в 2018г Пенсии с 1 июля 2018 года В связи с активными обсуждениями предстоящих изменений в пенсионной системе России, направленных на повышение доходов российских пенсионеров, среди населения активно распространяется информация о возможном повышении пенсии с 1 июля 2018 года. Однако, к […]
  • Как подать заявление на землю Как получить землю молодой семье бесплатно от государства 14 июня 2011 года в России был принят закон № 138-ФЗ с поправками в Земельный Кодекс о бесплатном предоставлении земельных участков многодетным семьям. На основе этих поправок к 2016 году разработаны отдельные региональные […]

Author: admin