Советник

Юридические услуги по корпоративному праву

Служебная записка об отпуске

Содержание:

Заявление на отпуск. Образец

Заявление на отпуск — это тот документ, который позволяет работнику отправиться на законный отдых с соблюдением всех правил, прописанных в трудовом законодательстве РФ. Оформлять этот документ необходимо в основном в двух случаях: если сотрудник идет в плановый оплачиваемый отпуск, а также, если он изъявляет желание отправиться во внеочередной отпуск (в связи с учебой, беременностью, личными обстоятельствами и т.п.).

Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.

Как правильно оформить заявление на отпуск

Четких правил по заполнению данного заявления нет, как и нет единого для всех стандартного образца. Единственное исключение — крупные предприятия, иногда в их кадровых отделах имеются специально разработанные унифицированные бланки на все случаи жизни, в том числе и на предоставление отпуска.

Чаще всего заявление пишется в свободной форме.

Главное – указать в документе дату начала и конца отпуска, а также точное количество дней (по календарю) и, если запрашивается разрешение на внеочередной отпуск, написать о его причине.

Продолжительность отпуска может быть любой – смотря как договорятся руководитель и подчиненный. Однако следует помнить, что законная длина планового отпуска – 28 дней, поэтому, если отпуск требуется на более длительное время, то остальные дни идут за счет сотрудника.

Документ можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере – главное, чтобы на нем стояла «живая» подпись.

Инструкция по написанию заявления

Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма), а также в родительном падеже фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).

Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.

Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.

Содержание заявления

Следующая часть касается собственно содержания. Здесь надо написать просьбу об отпуске, обозначить его тип (очередной, внеочередной, без сохранения заработной платы и т.д.), желаемый период (число, месяц, год начала и конца отпуска) и точное количество календарных дней (включая первый и последний день). Если отпуск внеочередной, то следует указать основание для его предоставления с прикреплением к заявлению необходимых подтверждающих справок и т.п.

В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.

После написания заявления

После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.

Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:

  • работающего пенсионера;
  • инвалида;
  • внешнего совместителя;
  • студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
  • другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.

Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.

Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.

Правила замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ — образцы документов и важные тонкости

При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
  • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Образец служебной записки на исполнение дел основного работника

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

  1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
  2. Дата оформления.
  3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
  4. Причина замещения сотрудника.
  5. Кто будет исполнять роль заместителя.
  6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — word:

Образец заявления о согласии

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.

Текст может выглядеть следующим образом: «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

Образец приказа

Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.

Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — word:

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета

Условия:

  • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
  • За этот период будет 10 рабочих дней.
  • Он имеет оклад 15 120 рублей.
  • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
  • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

Расчет:

  1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
  2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
  3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Если директор уходит отдыхать

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — скачать:

После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

Полезное видео

Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:

При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.

За дополнительную работу полагается доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Правила оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, образцы документов

Если сотрудник явно заработался, он пишет обычно заявление на отпуск – очередной или без сохранения содержания, в зависимости от ситуации. Но бывают ситуации, когда требуется отозвать из отпуска другого работника – и такую надобность один сотрудник обосновывает руководителю при помощи соответствующей служебной записки.

То же бывает, если вдруг требуется перенести уже утвержденный отпуск, несмотря на то, что сотрудник заранее побеспокоился о том, когда именно желает уйти на заслуженный перерыв в работе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15 . Это быстро и бесплатно !

Что важно в документе?

О собственном отпуске работник пишет соответствующее заявление на имя директора, указывая в тексте, на какой тип отпуска он претендует – с сохранением содержания или без. Служебные записки (обычно адресуются также главе предприятия) оформляются, если нужно срочно отозвать человека из отпуска – и тогда обязательно указывается, в связи с чем.

Либо если речь идет о том, на кого переложить свои должностные обязанности – и это тоже необходимо обосновать.

Кто составляет?

Сделать это может любой заинтересованный в данном действии сотрудник. Так как решения по поводу отпусков и «перекраивания» штатного расписания входят в компетенцию только главы фирмы (или ее представительства), то на его имя и адресуются служебные записки.

Общая инструкция

Документ этот относится,как мы помним, к категории справочно-информативных, а потому должен обязательно, помимо точных данных адресата, содержать в себе информационную суть – коротко и емко, а также чего именно вы хотите этой запиской добиться.

Например – просите переложить ваши обязанности на коллегу. В этом случае должна стоять фраза: прошу издать распоряжение о возложении моих должностных обязанностей на координатора по продажам Иванова И. И. на период с 01. 12.17 по 15.12. 17.

К таковым относятся граждане, не достигшие совершеннолетия, трудящиеся на вредном и опасном производстве, а также будущие мамы.

При написании следует придерживаться делового стиля, использовать нейтральные, не окрашенные эмоционально обороты. Предложения, по возможности, короткие и емкие, громоздкие фразы хуже воспринимаются и дают больше простора для двоякого толкования. Не нужно переходить на личности, совсем недопустимы оскорбления, обсценная лексика, тем более нецензурная речь.

В любом случае, такая записка должна содержать:

  • наименование фирмы, полностью;
  • точное наименование должности адресата, его фамилия;
  • от кого – также фамилия и должность;
  • заголовок – служебная записка;
  • регистрационный номер;
  • дата написания;
  • с какой целью обращаетесь к руководству, чего хотите добиться;
  • подпись (с расшифровкой).

Шаблон документа можно найти в локальной документации или в шаблонах корпоративной интернет-почты. В последнем случае адресат ставится в строку адреса

Правила составления для разных ситуаций

О возложении обязанностей на период отдыха

Обычно такую записку пишет глава отдела, в котором сотрудник ушел в отпуск и его нужно заменить – так, чтобы на бизнесе не отразилось его отсутствие.

Например:

Генеральному директору ООО «Роза-Сателлит»

от руководителя отдела по работе с клиентами

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас издать распоряжение о временном возложении на менеджера Петрова Петра Петровича обязанностей старшего менеджера Никифоровой Марии Никифоровны на период ее отпуска с 20.05 2017 по 10.06.2017.

руководитель отдела по работе с клиентами

Сидорова Елена Ивановна (подпись).

16 мая 2017 года.

Об отзыве сотрудника

Помимо стандартных данных – адресата и от кого написано, документ должен содержать обоснование вашего желания прервать чей-то отпуск и почему вы выбрали именно этого человека. Приведем конкретный пример:

Директору Московского филиала

от руководителя департамента продаж Иванова И. И,

В связи с болезнью менеджеров Петровой О. П. и Ивановой А. А. предлагаю отозвать из отпуска старшего менеджера отдела продаж. Сидорову Е.В. с 20 августа 2016 года. Необходимость отзыва возникла из отсутствия сотрудников в связи с болезнью и, как следствие, критически низкого уровня продаж. Более молодые сотрудники занять место старшего менеджера не могут в силу ограниченности умений и отсутствия опыта.

Руководитель департамента продаж Иванов Иван Иванович (подпись)

17 августа 2016 года.

О переносе

В этом случае обязательным пунктом также является обоснование переноса отпуска – собственного или коллеги, например:

Генеральному директору ООО «Тау-Консалт»

от руководителя отдела персонала Александрова А. А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи со снижением количества клиентов прошу вас перенести отпуск старшему менеджеру по продажам Ильниу Илье Ивановичу с июля 2017 года на октябрь 2017 года в связи с тем, что его отсутствие в июле может крайне негативно отразиться на количестве продаж и группа без руководителя не выполнит привычного для нее оборота.

руководитель отдела персонала,

Александров Александр Александрович (подпись)

25 июня 2017 года.

Итак, служебную записку по вопросу, относящемуся к отпуску – как собственному, так и коллеги – может написать любой работник. Обычно это делает глава отдела, но может и сам человек, который собирается уйти на плановый отдых – в связи с тем, что лучше знает некоторые нюансы, позволяющие ему, скажем, рекомендовать на свое место того или иного человека, пока сам он будет греться под пальмами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Служебная записка об отпуске

«Зарплата», 2013, N 9

ОТЗЫВАЕМ РАБОТНИКА ИЗ ОТПУСКА: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Компания вынуждена прервать отдых работника. Какие документы должны быть оформлены работодателем? Нужно ли пересчитывать суммы отпускных и страховых взносов, а также корректировать сумму удержанного НДФЛ? Как правильно все сделать, чтобы не иметь претензий со стороны проверяющих? Ответы — в статье.

Чтобы отозвать работника из отпуска, понадобится оформить ряд документов и внести коррективы в имеющиеся. Прежде всего нужно составить служебную записку, в которой обосновать служебную необходимость вызова сотрудника из отпуска.

Шаг первый. Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.

Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.

Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда ( ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Пример 1. В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 г . Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И. Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?

Решение. Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И. Козловой необходимо:

— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу;

— передать эту записку директору на подпись.

Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.

Служебная записка об отзыве из отпуска

│Не возражаю. Генеральному директору│

│Отделу кадров ЗАО «Салют»│

│подготовить необходимые документы Иванцову А.П.│

│ В связи с болезнью старшего продавца И.К. Федотовой предлагаю│

│отозвать из отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 г . │

│Заведующая магазином Козлова С.И. Козлова│

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.

Согласно ст. 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:

— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;

— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;

— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;

— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).

Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.

Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.

Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя ( п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 . Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.

Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?

Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Предложение работодателя прервать отпуск

и согласие работника на отзыв из отпуска

│ Закрытое акционерное общество «Салют» │

│Исх. N 15 Продавцу Галкиной А.С.│

│от 28 августа 2013 г . │

│ Уважаемая Анна Сергеевна! │

│ Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа│

│2013 г. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная│

│необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать│

│в отделе «Молочные продукты». │

│ На основании ч. 2 ст. 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом│

│часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в│

│течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий│

│ Ставим Вас в известность, что согласно ст. 125 ТК РФ Вы имеете право│

│отказаться и не прерывать свой отпуск. │

│ В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных│

│будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести│

│в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты│

│Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов│

│ Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного│

│оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 г . │

│ Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных│

│дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 г . Сумму переплаты по│

│отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы. │

│28 августа 2013 г . Галкина А.С. Галкина│

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции ( п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Шаг третий. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу — оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2 . Письменное согласие А.С. Галкиной на досрочный выход из отпуска получено.

Как составить приказ об отзыве работницы из отпуска?

Решение. Приказ можно составить так, как показано в образце 3.

Приказ об отзыве из отпуска

│ Закрытое акционерное общество «Салют» │

│г. Москва 28 августа 2013 г .│

│ В связи с производственной необходимостью │

│ 1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска продавца А.С. Галкину│

│с 30 августа 2013 г . │

│ 2. Оставшуюся часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней│

│предоставить с 11 января 2014 г . │

│ 3. Главному бухгалтеру Е.П. Васильевой пересчитать отпускные и│

│начислять А.С. Галкиной заработную плату начиная с 30 августа 2013 г . │

│ 4. Сумму переплаты отпускных зачесть в счет выплаты заработной платы│

│А.С. Галкиной до полного погашения переплаты. │

│ 5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой. │

│ Основание: служебная записка заведующей магазином С.И. Козловой от│

│28.08.2013, согласие А.С. Галкиной на отзыв из отпуска от 28.08.2013. │

│ Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов │

│ С приказом ознакомлены: │

│ главный бухгалтер Васильева Е.П. Васильева│

│ 28 августа 2013 г .│

│ продавец Галкина А.С. Галкина │

│ 28 августа 2013 г .│

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В графике укажите:

— в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;

— графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска;

— графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.

Примечание. С 2013 г . компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно ( ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Пример 4. Воспользуемся условиями примера 3 . Приказ об отзыве работницы из отпуска издан.

Как внести изменения в график отпусков?

Решение. Изменения в график отпусков нужно внести так, как показано в образце 4.

│ Номер │ Дата │ На │ Иванцов А.П. Иванцов

ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 1 │ 10.12.2012│ 2013│ подпись

│Структурное│Должность │ Фамилия, │Табель-│ ОТПУСК │Примечание│

│ние │ность, про-│ отчество │номер │коли- │ дата │ перенесение отпуска │ │

│ │штатному │ │ │кален- │запланиро-│фактичес- │ основание │дата предпола- │ │

│ │расписанию │ │ │дарных │ванная │кая │ (документ) │гаемого отпуска│ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

│Секция │Продавец │Галкина А.С.│13 │14 │12.03.2013│12.03.2013│ │ │ │

│торговли │ │ │ │14 │26.08.2013│26.08.2013│Приказ │11.01.2014 │Отозвана │

│ │ │ │ │ │ │ │от 28.08.2013│ │из отпуска│

Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разд. VIII «Отпуск» личной карточки укажите:

— вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);

— период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);

— количество календарных дней отпуска;

— даты его начала и окончания;

— основание предоставления и т.д.

Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку :

— в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;

— в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.

В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Пример 5. Воспользуемся условиями примера 4 . Изменения в график отпусков внесены.

Как внести исправления в личную карточку работницы?

Решение. В личную карточку А.С. Галкиной нужно внести исправления так, как показано в образце 5.

Фрагмент личной карточки А.С. Галкиной

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.)

Количество
календарных
дней отпуска

Ежегодный
основной
оплачиваемый

Приказ
N 45-лс
от 28.08.2013

Шаг пятый. Пересчитываем отпускные, корректируем налоги

и страховые взносы

Сумма начисленных и выплаченных отпускных включается в расходы по налогу на прибыль. Также она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому при корректировке отпускных придется пересчитывать и эти налоги и взносы.

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска ( ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.

Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода ( ст. 139 ТК РФ).

В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограничены в ст. 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска ( образец 2 на с. 59). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска ( образец 3 на с. 60).

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.

Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.

В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.

На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца ( п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 г . на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 г .

Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.

Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. x 14 календ. дн.).

Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. x 13%).

Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.).

Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.

За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. x 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. x 13%).

Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.).

В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).

Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:

Дебет 96 Кредит 70

— │14 208,3 руб.│ — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом

А.С. Галкиной из отпуска;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

— │1847 руб.│ — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.

Сумма излишне выплаченных отпускных — 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.)) — будет удержана при следующей выплате заработной платы.

Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ — 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:

Дебет 44 Кредит 70

— 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

— 5200 руб. — начислен НДФЛ.

Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.).

С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).

Пересчет страховых взносов

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца ( п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.

Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6 ), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.

Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.

Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисления пеней.

Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6 , немного изменив их. Предположим, что компания уплачивает страховые взносы на травматизм по тарифу 0,2%. 31 августа на сумму отпускных, выплаченных А.С. Галкиной (1975 года рождения), бухгалтер начислил страховые взносы:

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»,

— 3182,66 руб. (19 891,62 руб. x 16%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»,

— 1193,5 руб. (19 891,62 руб. x 6%) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»,

— 576,86 руб. (19 891,62 руб. x 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФФОМС»,

— 1014,47 руб. (19 891,62 руб. x 5,1%) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»,

— 39,78 руб. (19 891,62 руб. x 0,2%) — начислены взносы на травматизм.

Какие корректировки нужно сделать в учете по сумме страховых взносов, если А.С. Галкина отозвана из отпуска 5 сентября 2013 г .?

Решение. Сумма отпускных, начисленная за фактические дни нахождения в отпуске (10 календ. дн.), составила 14 208,3 руб. (1420,83 руб. x 10 календ. дн.). Страховые взносы, которые должны быть начислены на эту сумму, составили:

— 2273,33 руб. (14 208,3 руб. x 16%) — взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

— 852,5 руб. (14 208,3 руб. x 6%) — взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

— 412,04 руб. (14 208,3 руб. x 2,9%) — взносы на социальное страхование;

— 724,62 руб. (14 208,3 руб. x 5,1%) — взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

— 28,42 руб. (14 208,3 руб. x 0,2%) — взносы на травматизм.

Суммы переплаченных страховых взносов бухгалтер должен сторнировать. 30 сентября 2013 г . в учете ЗАО «Салют» будут сделаны проводки:

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»,

— │909,33 руб.│ (3182,66 руб. — 2273,33 руб.) — начислены пенсионные

взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»,

— │341 руб.│ (1193,5 руб. — 852,5 руб.) — начислены пенсионные взносы

на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»,

— │164,82 руб.│ (576,86 руб. — 412,04 руб.) — начислены взносы

на социальное страхование;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФФОМС»,

— │289,85 руб.│ (1014,47 руб. — 724,62 руб.) — начислены взносы

на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 96 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»,

— │11,36 руб.│ (39,78 руб. — 28,42 руб.) — взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Облагаемую базу по налогу на прибыль уменьшают суммы:

— отпускных, учитываемых в составе расходов на оплату труда ( п. 7 ст. 255 НК РФ);

— страховых взносов, начисленных на сумму отпускных, учитываемых в составе прочих расходов ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

— взносов на травматизм, начисленных на сумму отпускных и учитываемых в составе прочих расходов ( пп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления суммы отпускных включаются в расходы того месяца, к которому относятся ( Письмо Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Другими словами, если отпуск начался в августе, а закончился в сентябре, то отпускные за дни августа включаются в расходы августа, а за дни сентября — в расходы сентября. Страховые взносы полностью включаются в расходы в день их начисления ( пп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ).

Очевидно, что независимо от того, в каком месяце работник отозван из отпуска (в месяце начисления отпускных или в следующем), корректировка базы по налогу на прибыль в части самих отпускных происходит автоматически: сторнированные суммы исключаются из расходов соответствующего месяца.

А вот страховые взносы, отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует восстановить в базе и пересчитать налог.

Если компания использует кассовый метод, то суммы отпускных и начисленных взносов учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, в месяце начисления отпускных ( п. 3 ст. 273 НК РФ). Если работник отозван из отпуска, налоговая база должна быть скорректирована на сумму переплаты как самих отпускных, так и начисленных на нее взносов.

При корректировке сумм отпускных и страховых взносов изменения нужно вносить в том месяце, к которому относятся отпускные и страховые взносы ( Письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463).

На наш взгляд, уточненную декларацию по налогу на прибыль при корректировке сумм отпускных и страховых взносов подавать не нужно. Ведь изменения связаны не с ошибкой бухгалтера, а с пересчетом отпускных из-за производственной необходимости ( п. 1 ст. 54 НК РФ).

Это интересно:

  • Частная жалоба порядок исполнения Позвони мне, позвони: новое в правилах извещения о рассмотрении частной жалобы После масштабных изменений порядка обжалования судебных решений в вышестоящих судах, которые были внесены в ГПК РФ в конце 2010 года (Федеральный закон от 9 декабря 2010 г. № 353-ФЗ "О внесении изменений в […]
  • Сроки подачи документов после дтп по осаго Если случилось ДТП: в какой срок после него нужно обратиться в страховую компанию за выплатой по ОСАГО? Для того чтобы получить компенсационную выплату по договору ОСАГО пострадавшей стороне необходимо обратиться в страховую компанию виновника и представить определенный пакет […]
  • Регистрационная палата и опека Разрешит ли опека выписать ребенка из квартиры? Здравствуйте, советую идти по пути наименьшего сопротивления… Согласно п. 28 Пост. Правит. РФ от 17.07.1995 N 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по […]
  • Как определить налог на квартиру Как рассчитать налог на квартиру? С 1 января 2015г. в России кардинально изменился налог на имущество. В НК введена целая новая глава о новом налоге на квартиры, комнаты, на дачи, особняки, творческие мастерские и даже «недострои». При этом изменяются правила начисления налога. Теперь […]
  • Налог на помощь от физ лиц Облагается ли материальная помощь НДФЛ? Рассмотрим особенности оформления и обложения НДФЛ материальной помощи в 2018 году. Составим налоговую отчетность по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ по материальной помощи на лечение сотрудника. Налоговый кодекс устанавливает, что любое вознаграждение за […]
  • Юрист ачинск отзывы Ачинск. Адвокаты. Адвокатские услуги Адвокатское Бюро "Колосов и Партнеры" Адвокатское Бюро "Колосов и Партнеры" - это сплоченная команда адвокатов и юристов, объединенная многолетней совместной работой и успешной практикой. Профессионализм в деле и честность перед доверителями […]
  • Бесплатные адвокаты в гомеле АДВОКАТЫ ПРОВЕДУТ БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ АДВОКАТЫ ПРОВЕДУТ БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ "Подобные правовые акции по даче адвокатами бесплатных юридических консультаций по решению Республиканской коллегии адвокатов проводятся в стране регулярно", - отметили в пресс-службе. В частности, […]
  • Законы о контрактной службе Подписан закон о возможности выбора между службой по призыву и по контракту Президент РФ Владимир Путин подписал закон о возможности выбора между военной службой по призыву и по контракту. Об этом сообщается на сайте главы государства. В Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ "О […]
Все права защищены. 2018