Советник

Юридические услуги по корпоративному праву

Смена фамилии сотрудника как оформить

Содержание:

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО «Ламбада»

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО «Ламбада» отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

Как оформить в ТД смену фамилии

Дело в том, что сотрудница поменяла фамилию, в связи с вступлением в брак от 12.02.2010. Сегодня принесла паспорт. На одном форуме мне предлfжили составить изменения к трудовому договору после получения паспорта. Я так и сделала, а потом мол нужно ручкой в договоре исправить и записать другие данные паспортные данные и заверить статью привели из кодекса. Под рукой не было его и не посмотрела. сегодня весь кодекс прочитала и не нашла про норму.. Как быть подскажите. как правильно это оформить!!

«Нормативные акты для бухгалтера», 2006, N 15

Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Подскажите, в какие документы и как нужно внести изменения.
А. М. Белгородцева, бухгалтер

Ответ: Прежде всего на основании свидетельства о браке составляют приказ руководителя о замене фамилии. Форма этого документа законодательством не установлена. Поэтому приказ можно, к примеру, составить так: «В связи со сменой фамилии Ивановой Е. И. на Петрову Е. И. приказываю внести соответствующие изменения в учетные документы».
В первую очередь нужно поменять фамилию в трудовой книжке. Для этого на первой странице (титульном листе) трудовой одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. На внутренней стороне обложки делают ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения (в вашем случае — свидетельство о браке). Там же должна стоять подпись кадровика, который менял данные, и печать отдела кадров или фирмы.
Заключать новый трудовой договор из-за смены фамилии не надо. Достаточно будет оформить и подписать дополнительные соглашения к контракту.
Еще изменения вносят:
— в личную карточку работника (форма N Т-2);
— в лицевой счет (форма N Т-54);
— в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
В этих документах также перечеркивают девичью фамилию и записывают новые данные. Рядом с корректирующей записью должен расписаться кадровик или генеральный директор.
Фирма как можно скорее должна поменять в Пенсионном фонде страховое свидетельство сотрудника. А вот о замене ИНН в налоговой инспекции работник обязан позаботиться сам.

М. И. Дмитриева
Юрист
Подписано в печать
04.08.2006

Я знаю, как правильно оформить кадровые документы в связи с изменением фамилии работника

Статьи по теме

Работала у нас в компании девушка. Милая, тихая, вроде бы ничем не примечательная, но однажды потрясла всех. Еще вчера была Юля Иванова, а наутро на работу пришла Юкио Иулитта! Нет, замуж не вышла, просто «так она теперь себя ощущает». Ну, что тут скажешь. В принципе это личное дело каждого. Вот только не стоит забывать, что любые изменения в имени, фамилии или отчестве работника не должны остаться не замеченными кадровой службой. Нет, любопытство тут ни при чем. Дело в том, что при изменении фамилии, имени или отчества, т.е. персональных данных работника, возникает необходимость менять или переоформлять многие кадровые документы. В какие документы и как вносить изменения? Поучимся у того, кто точно знает, как это сделать правильно.

Действительно, случаи смены фамилии работниками не так уж и редки. Причем касается это не только женщин, но и мужчин. Работники меняют фамилию по разным причинам: в результате заключения или расторжения брака, вследствие психологического дискомфорта из-за странной, смешной, неблагозвучной фамилии либо в угоду определенной сфере деятельности и т. д. Для нас же главное, что смена работником фамилии влечет необходимость внесения изменений в кадровые документы (примеры оформления кадровых документов). Но до этого работник, сменивший фамилию, должен ряд вопросов, связанных с произошедшим событием, решить самостоятельно.

КАК ОФОРМИТЬ ИЗМЕНЕНИЕ ФАМИЛИИ РАБОТНИКА?

При изменении работником фамилии одни кадровые документы нуждаются в переоформлении, другие — во внесении изменений в них

Во-первых, конечно же, гражданин, поменявший фамилию, обязан самостоятельно позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на его прежнее имя:
• паспорт гражданина РФ;
• заграничный паспорт;
• водительское удостоверение;
• свидетельство ИНН (если оно оформлено).

Во-вторых, о смене фамилии гражданин, состоящий в трудовых отношениях, должен уведомить работодателя.

А вот дальше уже работодатель будет отвечать за внесение изменений в кадровые документы. Порядок действий в подобных ситуациях в законе не прописан. Предлагаем вам своеобразную «шпаргалку», имея которую под рукой, вы никогда не забудете о том, когда и какие документы работника следует переоформить, а в какие внести изменения.

Пять главных новостей августа, которые изменят работу отдела кадров

Изменение фамилии = изменение персональных данных работника

Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение его персональных данных.

Работодатель, получивший определенные сведения о работнике, использует их, в частности, при начислении заработной платы, расчете взносов в Пенсионный фонд РФ, т. е. обрабатывает персональные данные.

Обработка (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование) персональных данных может осуществляться как с помощью программного обеспечения (например, в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8. Базовая версия»), так и без такового.

Порядок работы с персональными данными сотрудников без использования средств ЭВМ определен постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

Имя гражданина включает в себя фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая. Смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Это может быть отдельный локальный нормативный акт компании — Положение об обработке и защите персональных данных работников, Положение об организации работы с персональными данными работников и ведении их личных дел — либо самостоятельный раздел об обработке и защите персональных данных работников, содержащийся в другом локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные.

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ)

Персональные данные работника содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае их изменения требуется вносить изменения и в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, например:
• в трудовую книжку работника;
• в Книгу учета движения трудовых книжек;
• в личную карточку работника (форма № Т-2);
• в лицевой счет (форма № Т-54);
• в трудовой договор

Вносим изменения в документы

Сразу отметим, что независимо от должности, которую занимает работник, его пола и возраста общий порядок внесения изменений в документы в связи со сменой фамилии будет одинаковым. Дополнительные нюансы возникают, если фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер. Но об этом мы поговорим в другой раз.

Итак, как мы уже сказали, для того чтобы были внесены изменения в кадровые документы, работник, сменивший фамилию, первым делом должен уведомить об этом работодателя.

Ознакомить работников с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки их персональных данных, под роспись при приеме на работу (до подписания трудового договора)

На практике в этих целях чаще всего оформляется заявление сотрудника. К такому заявлению работник может приложить копии документов, подтверждающих изменение фамилии (паспорта, свидетельств о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и др.). Спросите, где это написано? Нигде. Закон такую обязанность работника не устанавливает. Поэтому оформление работником письменного заявления — не обязательный, но целесообразный шаг, который в интересах и работника, сменившего фамилию, и работодателя.

Заявление работника об изменении персональных данных

Написание работником заявления с просьбой об изменении фамилии в кадровых документах необходимо во избежание недоразумений с перечислением платежей в бюджет, зарплаты на банковскую карточку, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, ФСС России, ФФОМС, с действительностью пенсионного страхового свидетельства, страховых полисов обязательного медицинского страхования (далее — ОМС) и дополнительного медицинского страхования и других документов, за оформление которых отвечает работодатель.

Закрепите обязанность работников сообщать работодателю о смене их персональных данных в локальном нормативном акте, например в Положении об обработке и защите персональных данных работников

Чтобы в будущем не возникало проблем и лишних вопросов, обязанность работника по своевременному уведомлению работодателя в случае изменения персональных данных и сам порядок такого уведомления лучше всего зафиксировать в локальном нормативном акте — Положении об обработке и защите персональных данных работников компании.

Итак, вы получили заявление работника об изменении его персональных данных. Что делать дальше?

На заявлении работника руководитель проставляет резолюцию, которой назначает работника, ответственного за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, и устанавливает сроки.

На основании заявления работника издается приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы.

Форма приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные (об изменении фамилии работника)

После издания такого приказа сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, начинает работу по внесению изменений и переоформлению документов работника.

Вносим изменения в трудовую книжку

Личным документом работника, который хранится у работодателя и в который, несомненно, следует внести изменения, является трудовая книжка.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила).

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращений и замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее — Инструкция). Указанные сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

В том случае, если фамилия сотрудника изменилась, необходимо на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и указать рядом новую фамилию (п. 26 Правил). При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы с указанием их реквизитов (например, свидетельство о заключении брака, паспорт и др.) и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 2.3 Инструкции).

Запись об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки работника

МЕНЯТЬ ЛИ ФАМИЛИЮ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ?

На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Мнение 1. Одни специалисты говорят о том, что фамилия (имя, отчество) являются не обязательными для включения в трудовой договор условиями, а сведениями о работнике. Изменение таких сведений не является предметом договоренности сторон, а значит, при изменении фамилии в заключении дополнительного соглашения к трудовому договору нет необходимости. Что следует делать в этих случаях? Можно воспользоваться нормой ч. 3 ст. 57 ТК РФ («недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора») и поступать аналогично в случае изменения сведений о работнике, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон — работника и работодателя.

Трудовой договор с внесенными изменениями в сведения о работнике

Мнение 2. Однако существует и другая точка зрения. Так как ч. 3 ст. 57 ТК РФ содержит правила внесения в текст договора только недостающих сведений, то при изменении сведений нужно заключать дополнительное соглашение, даже если по сути вносимые изменения не являются предметом соглашения сторон договора. Полагаем, что на практике могут быть использованы оба этих способа внесения изменений в трудовой договор работника.

Доп. соглашение к трудовому договору об изменении персональных данных работника

Инструкцией не предусмотрен порядок действий в том случае, если места на титульном листе или внутренней стороне обложке больше нет. Однако в п. 38 Правил говорится, что, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.

Таким образом, если на титульном листе трудовой книжки нет больше места для внесения сведений о работнике или на внутренней стороне обложки невозможно сделать уточняющие записи, то для изменения сведений о владельце трудовой книжки сначала необходимо вшить вкладыш, а затем заполнить титульный лист вкладыша

Полагаем, что аналогичные изменения также должны быть внесены в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию сотрудника и вписать новую, а затем заверить эту запись своей подписью и проставить дату. На полях Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать ссылку на документ, на основании которого внесены изменения.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (фрагмент)

Вносим изменения в личную карточку работника

Форма личной карточки работника (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1).

Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и указывается дата внесения изменений (п. 1 Указаний, утв. Постановлением № 1).

Сведения о документах, на основании которых были изменены сведения о работнике (свидетельство о заключении брака и др.), могут быть записаны в разделе Х личной карточки работника «Дополнительные сведения».

Личная карточка работника (фрагмент)

Вносим изменения в другие кадровые и учетные документы

Персональные данные работника изменяются также в следующих документах:
• в лицевом счете по форме № Т-54 или № Т-54а (утв. Постановлением № 1);
• в графике отпусков по форме № Т-7 (утв. Постановлением № 1);
• в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) (утв.
Постановлением № 1);
• в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме № 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583) либо по самостоятельно разработанной форме (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6);
• в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов по форме, приведенной в совместном письме Пенсионного фонда РФ и ФСС России от 26.01.2010 № АД-30-24/691, от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.

Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, т. е.:
• если документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью сотрудника, ответственного за внесение изменений в документы;
• если используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.

В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности.

Меняем документы

Однако есть ряд документов, в которые изменения вносить нельзя. В случае смены фамилии эти документы должны быть заменены.

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования

Работодатель должен сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Требование распространяется на всех работников (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее — Закон № 27-ФЗ).

Замена страхового свидетельства

Замена страхового пенсионного свидетельства работнику, сменившему фамилию, – обязанность работодателя

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования подлежит обмену, в частности в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица. Его форма (АДИ-1) утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее — Постановление № 192п).

Для обмена страхового свидетельства застрахованное лицо (работник) должно заполнить Заявление об обмене страхового свидетельства по форме № АДВ-2 (утв. Постановлением № 192п).

При оформлении формы № АДВ-2 необходимо внести следующие данные:
• страховой номер;
• данные, указанные в страховом свидетельстве (фамилия, имя, отчество);
• данные документа, удостоверяющего личность;
• дата заполнения.

В свою очередь, в строках «Новые анкетные данные» прописываются только те сведения, которые изменились (п. 21 Постановления № 192п).

Пример заполнения формы № АДВ-2 приведен в Приложении 2 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением № 192п. Документ заполняется печатными буквами.

Допускается заполнение этого заявления кадровыми либо другими службами, уполномоченными работодателем.

Правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (работника).

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить заявление по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, то страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет сам.

Сроки замены страхового свидетельства

Срок для принятия территориальным органом Пенсионного фонда РФ решения об обмене страхового заявления от страхователя (работодателя) – один месяц с момента получения заявления (пп. 23–25 Инструкции № 318)

Далее работодатель в течение двух недель направляет это заявление в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ вместе с описью передаваемых документов по форме № АДВ-6-1, утв. Постановлением № 192п (п. 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, далее — Инструкция № 318).

В случае обмена страхового свидетельства работник Пенсионного фонда отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). При этом ранее выданное свидетельство остается в Пенсионном фонде.

Страхователь (работодатель), в свою очередь, обязан выдать новое свидетельство сотруднику, сменившему фамилию, в недельный срок со дня его получения. О получении свидетельства сотрудник расписывается в сопроводительной ведомости (пп. 11, 24, 25 Инструкции № 318), которую нужно вернуть в Пенсионный фонд в месячный срок после получения этого документа (п. 14 Инструкции № 318).

Таким образом, заменой страхового пенсионного свидетельства работника, сменившего фамилию, занимается страхователь, т. е. работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление о его обмене. Дальнейшие действия (передача документов в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.

Замена страхового медицинского полиса

Полис ОМС — это документ, который дает гражданину право на получение бесплатной медицинской помощи на всей территории России (ч. 3 ст. 5 Закона РФ от 28.06.1991 № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»).

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования, заключенным с соответствующей страховой компанией. Типовая форма такого договора утверждена постановлением Правительства РФ от 11.10.1993 № 1018 «О мерах по выполнению Закона Российской Федерации «О внесении изменений и дополнений в Закон РСФСР «О медицинском страховании граждан в РСФСР»».

При заключении этого договора работодатель представляет страховой компании списки застрахованных лиц с указанием фамилии, имени, отчества и других данных о работниках. Страховая компания выдает полисы ОМС на каждого работника, включенного в список. Поэтому о смене фамилии работника работодателю необходимо сообщить страховой компании и переоформить полис ОМС на новую фамилию, чтобы у работника не было проблем при обращении за медицинской помощью.

Отметим, что в законодательстве об ОМС не закреплена обязанность работодателя подать заявление в страховую компанию об обмене полиса ОМС. Но на практике кадровые службы компаний сами обращаются с заявлением об обмене полисов ОМС для своих сотрудников.

Итак, мы постарались представить вам полную картину того, как оформить документы при смене работником фамилии. Надеемся, это поможет вам в вашей работе.

Как правильно оформить документацию на сотрудника при смене фамилии в связи со вступлением в брак?

Вопрос-ответ по теме

Как правильно оформить документацию на сотрудника при смене фамилии в связи со вступлением в брак?

При смене Фамилии работника нужно внести изменения в ряд документов :

Страховое свидетельство пенсионного фонда.

Если работница военнообязанная , то нужно внести изменения в данные воинского учета.

Все изменения вносятся на основании : заявления работника, свидетельство о браке и нового паспорта работницы.

Подробнее о смене фамилии читайте здесь:

от кассира отдела бухгалтерии

Прошу изменить мои персональные данные в кадровых документах в связи с

изменением фамилии по причине вступления в брак. Прежняя фамилия – Дежнева, новая

фамилия – Петрова. Подтверждающие документы прилагаю.

– копия свидетельства о заключении брака № 345611099 от 05.08.2012,

выданного отделом ЗАГС г. Пушкино;

– копия паспорта 45 08 № 056491, выданного 03.09.2012 ОВД района

Западное Дегунино г. Москвы, код подразделения 772-026.

04.09.2012 А.В. Петрова

О смене данных работницы работодатель издает приказ :

Закрытое акционерное общество «Альфа»

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 04.09.2012

На основании свидетельства о браке №345611099от05.08.2012, выданного отделом ЗАГС

г. Пушкино, паспорта серия 45 08 № 056491, выданного 03.09.2012 ОВД района

Западное Дегунино г. Москвы, код подразделения 772-026 и личного заявления сотрудника

Изменить в учетных документах фамилию кассира отдела бухгалтерии Дежневой Анны Васильевны на фамилию Петрова.

Руководитель организации А.В. Львов

Изменения в трудовом договоре :

В настоящее время допускается внесение в трудовой договор несколькими способами:

Первый способ: внесение исправлений непосредственно в текст первоначального документа.

Авторы системы исходят из прямого положения ст. 57 Трудового Кодекса РФ, согласно которой недостающие сведения могут вноситься непосредственно в текст трудового договора. Эта позиция имеет право на существование. Однако , порядок внесения технических исправлений в документ требует соблюдения определенной процедуры. Например, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц ( пункт 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.06.2013) «О бухгалтерском учете»), если документ скреплен печатью, то на удостоверительной записи ставится и печать. Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен , например , и Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации»

В соответствии со ст. 45 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 05.04.2013)нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Таким образом, если в трудовой договор просто внести исправление путем зачеркивания одной фамилии и внесения иной фамилии , то работник просто будет лишен возможности, при необходимости нотариально заверить копия с этого документа.

Кроме того , подобное исправление допустимо при одновременном внесении исправлений в оба экземпляра трудового договора, нужно сохранить их тождество (аутентичность). А если , например, работник не предоставит свой экземпляр, а при рассмотрении спора в суде появятся два экземпляра трудового договора один с исправлениями, а второй без них…. То спор о подлежащем применению документе неизбежен.

Второй способ: составление доп. соглашения

При необходимости внесения изменений в договор, можно составить дополнительное соглашение к договору, в котором описать все вносимые в документ исправления и изменения. Доп. соглашение подписывается теми же сторонами, что и основной договор и удостоверяется также как и основной договор. Что делает все исправления, внесенные таким способом, легитимными (законными). Более того , во втором случае нам совершенно не нужно в момент подписания доп. соглашения видеть оба экземпляра трудового договора.

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу

Изменение в трудовую книжку :

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться

Пример такого исправления приведен в п. 4 приложения к ответу

Изменение в карточку Т-2 – приме приведен в п. 6 ответа.

Изменение страхового свидетельства

Указанные изменения производит пенсионный фонд Работодатель только подает новые сведения на работка. Подать сведения можно в том же порядке , который установлен для оформления нового страхового пенсионного свидетельства.

Если работница военнообязанная, то нужно вносить изменения в документы воинского учета.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация : Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ .

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме .

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений ( ст. 57 ТК РФ );

пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства ( п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н ).

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации ( п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ , п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И ). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 14 мая 2007 г.№ 475

г. Москва 25.08.2010

Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ
«Мастер»»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова
Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой
стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.№ 475 (далее — Трудовой
договор) следующие изменения:

1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака ( Свидетельство о браке серия ____________ № ________________ выдано

Это интересно:

  • Приказ мчс 155 Приказ МЧС России от 06.07.2017 N 285 "Об утверждении примерной формы контракта о прохождении службы в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы" (Зарегистрировано в Минюсте России 26.09.2017 N 48331) МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ […]
  • Как проходит индексация по материнскому капиталу Индексация материнского капитала Материнский капитал выдается правительством государства для поддержки материнства и детства, капитал, в первую очередь, направлен на улучшение качества жизни в многодетных семьях. Однако уровень жизни при прежнем доходе с ростом инфляции значительно […]
  • Дома за материнский капитал в великом новгороде Какой дом посторить - какой материал и технологию выбрать для будушего дома Вы решили построить дом? Основной вопрос, который Вам предстоит решить - это кому доверить строительство. Вопрос серьезный, т.к. от правильности Вашего выбора зависит не только то, как пройдет процесс возведения […]
  • Подтверждающие документы проживания в гостинице Документ, подтверждающий проживание в гостинице Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в […]
  • Судьи ленинского районного суда г омска Судьи ленинского районного суда г омска перерыв на обед: 13:00 - 13:45 Конституционный Cуд Российской Федерации http://www.ksrf.ru/ Высший Арбитражный Суд РФ http://www.arbitr.ru/ Арбитражный суд Омской области http://omsk.arbitr.ru/ Судебный департамент при Верховном Суде РФ […]
  • Учебное пособия для 8 вида Учебное пособия для 8 вида Автор: Забрамная С.Д., Боровик О.В. Название: Практический материал для проведения психолого-педагогического обследования детей Издательство: Москва, Гуманитарный издательский центр ВЛАДОС Год: 2008г. Размер: 8Mb Автор: Лалаева Р.И., Шаховская С.Н. […]
  • Лица управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду Статья 608. Арендодатель Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду. Комментарий к Ст. 608 ГК РФ 1. В силу ст. 209 ГК РФ собственнику принадлежат права владения, […]
  • Приказ 1099 от 20122013 Приказ Министерства спорта РФ от 20 декабря 2013 г. N 1099 "О внесении изменений в Единую всероссийскую спортивную классификацию, утвержденную приказом Министерства спорта Российской Федерации от 06.09.2013 N 715" (с изменениями и дополнениями) Приказ Министерства спорта РФ от 20 декабря […]
Все права защищены. 2018